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行政書士のためのネット知識

行政書士には、最低限知っておいて欲しいメール知識

行政書士といった昔ながらのお固いイメージの職業も、パソコンやメール、インターネットを利用して業務を行うのが当たり前の時代になりました。事務所のホームページを作り、ネットのSNSを使い、ネット上で営業活動を行なう行政書士もたくさんいらっしゃいます。

ネット上で業務を獲得するためにまず必要なのは、メールやホームページ、インターネットに対する知識です。普段からパソコンを活用して業務をなさっている方々も、実はネットの世界では「NG」とされていることを知らず知らずのうちにやってしまっているかもしれません。

お客様からの信頼が何よりも大切な士業、そして、守秘義務のある行政書士にとっては、業務で使用するメールや個人情報の扱い方について、最低限の知識を持っていないと致命的なミスを犯してしまうことにも繋がりかねません。

業務獲得のための営業ツールとして、メールやホームページ、インターネットを活用していくためには、何よりもまず、ネットの知識をしっかりと身につけ、ネット経由の潜在顧客にとって「インターネット上で信頼できる行政書士事務所になっている」ことが大前提です。これを疎かにしている状態では、インターネットからの業務獲得・集客はできません。

ここでは、行政書士という職業であるからには、最低限知っておいて欲しいメールの知識をまとめました。仮に事務所のホームページは作っていなくても、メールを業務に使っていない行政書士の方はほとんどいないはずです。最低限のメールの知識を身に付け、お客様のためにも安全な環境でメールを使っていただければと思います。

インターネット・メールの大前提の基礎知識「ドメイン」

ドメインとは…

「ドメイン」とは、インターネット上の住所のようなもので、ホームページアドレス(URL)やメールアドレスの中に必ず含まれています。

第1レベルのドメイン(トップレベルドメイン)は、「co.jp」「ne.jp」「or.jp」「.jp」「.com」「.net」「.info」など、種類が決まっています。

第2レベルには、任意の好きな文字列を付けることができます。

フリーメールは、絶対に行政書士が業務で使ってはいけません!

あなたの事務所では「××××@yahoo.co.jp」「××××@gmail.com」など、メールアドレスの「@」以降が、Yahoo!やGoogleといったポータルサイトや検索エンジン会社のドメインになっているものを業務で使用していませんか?

これは、「フリーメール」と呼ばれ、無料で誰でも取得することができるメールアドレスです。

「フリーメール」には、下記に挙げる通り、様々な問題があり、ビジネスで使用するものではありません。ましてや、守秘義務のある行政書士が業務に使用してよいものではありません。

業務で安全にメールを使用するには、事務所専用の「独自ドメイン」を取得し、独自ドメインのメールアドレスで、メールソフトを使って送受信するのが一番です。

また、「独自ドメイン」を取得すれば、メールアドレスだけではなく、ホームページにも「独自ドメイン」を使用することができます。


■フリーメールをビジネスで使用してはいけない理由

  • 1.信頼性の問題
    フリーメールは、無料で誰でもいくつでも取得することができるメールアドレスです。実在する事務所か虚偽のものかの判断がつかず、信頼性がまったくありません。
  • 2.安定性の問題
    フリーメールは、多数の人間が常時使用しており、サーバが不安定で、メールの送受信が遅れたり、送受信できていなかったりすることがあります。
  • 3.メールデータの保管上の問題
    下の図のように、フリーメールの場合、お客様から届いたメールは、事務所のパソコンではなく、フリーメールを提供する事業者のサーバ上に保管されています。
    同様に、事務所から送信したメールも、パソコンではなく、事業者のサーバ上に保管されます。このサーバに万が一のことがあった場合には、お客様から受信したメールも事務所から送信したメールも全てのメールが失われてしまいます。
フリーメールを利用したメール送受信の模式図

  • 4.安全性の問題
    フリーメールは、フリーメールを提供する会社のサーバ上にメールが保管されているため、第三者にメールの内容を盗み見られる可能性がまったくないとは言えません。
    また、メールの内容を機械的に読み取り、広告を表示させるといった機能が付いているものもあるため、守秘義務のある行政書士として、使用は絶対に避けるべきです。
  • 5.文字化け・データ破損の問題
    フリーメールから送られてきたメールは、相手側で文字化けしている・添付データが開けないという不具合を起こすことがあります。
  • 6.スパム(迷惑メール)判定されてしまう問題
    フリーメールのメールアドレスは気軽に誰でも何個でも取得できるため、スパム(迷惑メール)業者が迷惑メールを送るために悪用しています。そのため「フリーメールのメールアドレスからのメール=迷惑メール」という印象が強くなります。
    企業によっては、フリーメールのメールアドレスから届くメールは、迷惑メールとしてブロックして届かない設定にしている場合もあります。

以上のように、フリーメールをビジネスで使用してはいけない理由はたくさんありますが、中でも一番大きな問題なのは、フリーメールを使用しているというだけで、本人にその意識がなくても「私の事務所はインターネットの知識が全くありません。セキュリティ意識も持っていません。そのため、お客様からいただく個人情報等についても、守秘義務は保証できません」と堂々と宣言しているに等しいということです。

それだけではなく、フリーメールを使っているという意識の低さから、「もしかすると事務所での書類の管理の仕方もいい加減なのかもしれない」「個人情報やプライバシー情報に関する意識そのものが低いのかもしれない」と、事務所の運営全般に対してもお客様に不安を与えてしまうことになりかねません。

日本年金機構や東京商工会議所、民間企業からの個人情報・会員情報流出事件が毎日のように起きている時代です。どんなお客様も個人情報の取り扱いには敏感になっています。万が一、フリーメールを使用していたことで、ネット上からお客様の個人情報やプライバシー情報が漏れてしまった場合、行政書士として「フリーメールがそんな危険なものとは知らなかった」では済まされません。

行政書士にはお客様の大切な情報を守る責任があります。その責任を果たすためにも、情報流出のリスクを回避し事務所を守るためにも、フリーメールを業務で使用するのは、絶対に避けてください。


■プロバイダメールは、業務で使用してもよい?

プロバイダメールとは、インターネットに接続するためにプロバイダ業者(インターネット接続業者)と契約した際に、プロバイダがサービスとして用意してくれるメールアドレスです。

プロバイダメールは、プロバイダが発行するものなので「××××@××.ocn.ne.jp」、「××××@××.biglobe.ne.jp」など、メールアドレスの@以下はプロバイダ業者のドメインになります。

そのプロバイダを利用しているユーザーであれば誰でももらえるものですので、ドメインによる信頼性は得られません。なお、携帯電話のメールもプロバイダメールの一種(キャリアメール)です。

プロバイダメールは、あくまでも個人的・家庭的に利用するイメージの強いものです。フリーメールと同様に、プロバイダのメールを業務に使用することによって、むしろ信頼性は下がる可能性があると考えておくほうがよいでしょう。


■メールの種類と特徴

フリーメール プロバイダメール
携帯メール
独自ドメインのメール
手軽だが、信頼性が著しく低い。
安全性や安定性に問題があり、ビジネスで使用すべきではない。
信頼性は低い。
個人用・家庭用のイメージが強いため、ビジネスには不向き。
信頼性・安全性が高い。
セキュリティ重視の事務所としての印象付けができる。

行政書士は、独自ドメインのメールを使って、メールソフトで送受信する!

■独自ドメインによる信頼性

独自ドメインは、そのドメインを取得している法人や個人のみが、メールアドレスやホームページで使うことができるものです。このため、独自ドメインのメールアドレスから送られてきたメールは、確かにその事務所や企業に存在している者からのメールということになり、信頼性が高くなります。

また、独自ドメインのメールアドレスやホームページは、「セキュリティ意識のあるしっかりとした事業者」という印象が強くなりますので、総合的に事務所のイメージを良くすることができます。


■メールソフトを利用することによる安全性


メールソフトを利用したメール送受信の模式図

独自ドメインのメールを使う場合は、パソコンのメールソフトでメールの送受信を行うことになります。

この場合、フリーメールとは異なり、送受信したメールは、事務所のパソコンの中に保存されます。このため、安全性が高くなります。


■独自ドメインのメールアドレスでメールを送受信するために必要な手順

それでは、フリーメールやプロバイダメールを使わずに、安全性の高い独自ドメインのメールアドレスでメールを送受信するためにはどうしたらよいのでしょうか。


独自ドメインのメールアドレス取得に必要なもの

独自ドメインのメールアドレスでメールを送受信するために必要な手順は、たったの3つです。

  • 1.独自ドメイン(住所)を取得、レンタルサーバを手配する
  • 2.レンタルサーバと独自ドメインとを関連付ける
  • 3.レンタルサーバの管理画面からメールアドレスを発行し、メールの設定を行う

1.独自ドメイン(住所)の取得とレンタルサーバの手配

【独自ドメイン(住所)の取得】

ドメインサービスを行なっている会社のホームページから、お好みのドメインを取得します。

第1レベルドメイン(トップレベルドメイン)の種類によって、ドメインの年間使用料が異なります。「.jp」は、3,000円程度/年、「.com」「.net」「.org 」「.info」「.biz」等は1,000円程度/年、「.or.jp(財団法人・社団法人・組合等のみが取得できます)」「.co.jp(株式会社等の法人・組合等のみが取得できます)」は、4,000円程度/年が相場です。

多くのトップレベルドメインがありますが、日本で最も信頼性の高いドメインは、「.jp」ドメインです。その理由として「.jp」を取得するには「日本国内に住所を持っていること」が条件であることが挙げられます。そのため、お客様にも「所在のはっきりした日本の事業所」であることがアピールでき、安心感を提供することができます。また、「.jp」ドメイン名は、日本の企業である日本レジストリサービス管理しているため、ドメインを取得する立場としても安心です。


【レンタルサーバの手配】

次に、メールの郵便受けをインターネット上に置く場所を借りるため、レンタルサーバ会社との契約を行います。インターネットで「レンタルサーバ」と検索すれば、たくさんの会社が出てきます。

レンタルサーバの料金は、会社や使用する容量(スペース)によって大きく異なりますが、個人事務所としてメールの送受信を行ない、ホームページを設置するのみであれば、容量は30GBもあれば充分です。


2.レンタルサーバと独自ドメインとの関連付け

ドメイン取得とレンタルサーバの契約が済んだ後は、「この住所(ドメイン)は、この土地(レンタルサーバ)で使いますよ」という関連付け(DNS設定)をしてやる必要があります。土地に住所を付与するイメージです。

この作業は、ドメインサービスとレンタルサーバを同じ会社が行っているもの(ドメイン取得とレンタルサーバが同時契約でできるもの)にしておくと、簡単にできるようになっています。


3.メールアドレスの発行後、メール設定

DNS設定後(DNS設定が完了するまで30分~1時間程度掛かります)、レンタルサーバの管理画面から、事務所で使用するメールアドレスを発行します。

例えば、「suzuki-office.jp」というドメインを取得した場合、メールアドレスの@以下の部分は「@suzuki-office.jp」と自動的に決まります。これは、「suzuki-office.jp」に所属している「誰か」のメールアドレスです、という意味になります。メールアドレスの発行とは、@の前の部分を決めて、この「誰か」を特定することです。

田中さんのメールアドレスにしたい場合は「tanaka」を前に付けて「tanaka @ suzuki-office.jp」というメールアドレスをレンタルサーバの管理画面で発行し、このメールアドレスが使えるようにします。

メールアドレスを発行すると、そのメールアドレスがこの世に新しく生み出され、存在することになります。

ただし、メールアドレスを発行しただけでは、メールの送受信はできません。この新しく発行したメールアドレスでメールを送受信するには、パソコンにメールソフトをインストールし、メールアドレスの設定(アカウント設定)をする必要があります。

Windows Vista、Windows7であれば、Outlookというメールソフトが最初からパソコンにインストールされています。Windows8は、Windows Live メールというソフトをインストールして使っている方が多いようです。他にも有料・無料のメールソフトがありますので、お好きなものをご利用ください。

メールソフトにアカウント設定を行なうためのマニュアルは、レンタルサーバのホームページに用意されていますので、それを参考に設定を行います。

これで、独自ドメインのメールアドレスを使って、安全なメールの送受信ができるようになります。


言葉で説明するととても難しそうに見えますが、実際に行ってみるとそう難しいものではありません。ぜひ、チャレンジして、一日も早く危険なフリーメールやプロバイダメールから卒業してください!

独自ドメイン取得・レンタルサーバ手配・メールアドレス発行、お任せください

とはいえ「日々の業務も忙しく、自分で独自ドメインのメールを手配するのは難しい…」という方々も多いと思います。

niago行政書士開業サポートでは、お忙しい行政書士の方々に代わって、独自ドメイン取得・レンタルサーバ手配・メールアドレス発行などの代行も行っております。

下記ページに、ホームページ企画制作だけではなく、独自ドメイン取得・レンタルサーバ手配・メールアドレス発行代行についても記載しております。ぜひお気軽にお声掛け・ご相談ください。

→行政書士事務所のホームページ企画制作


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